Viele Unternehmen nutzen KI bereits – aber ohne klare Struktur.

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen innerhalb von 6 Wochen von verteilter, ungeordneter KI-Nutzung zu einem klaren, verantwortungsvollen Setup gekommen ist.

Ohne Tool-Wechsel.
Ohne Stillstand.
Ohne Panik.

Ausgangslage

Das Unternehmen:

• ca. 120 Mitarbeitende
• Nutzung von ChatGPT & weiteren KI-Tools in mehreren Teams
• Keine offizielle Richtlinie
• Keine klaren Verantwortlichkeiten
• Unsicherheit bei Datenschutz & EU AI Act

Die Stimmung:

„Wir wissen, dass KI genutzt wird – aber nicht genau wie, wo und durch wen.“

Ziel

Nicht: alles stoppen.
Sondern:

• Überblick schaffen
• Risiken reduzieren
• Nutzung ermöglichen
• Teams befähigen

Mit dem Anspruch:
KI soll im Alltag funktionieren.

Woche 1: Überblick statt Aktionismus

• Erfassung aller eingesetzten KI-Tools
• Klärung von Anwendungsfällen je Team
• Erste Risikoeinschätzung
• Transparenz für Management & IT

Ergebnis:

Zum ersten Mal ein vollständiger Überblick über die KI-Nutzung.

Woche 2: Einordnung & Verantwortung

• Zuordnung der Tools zu Risikokategorien
• Definition von Verantwortlichen
• Festlegung, wer entscheidet und wer freigibt

Ergebnis:

Keine Grauzonen mehr. Zuständigkeiten sind klar.

Woche 3: Klare Regeln – verständlich formuliert

• Entwicklung einer praxisnahen KI-Richtlinie
• Fokus auf: Was ist erlaubt? Was nicht? Warum?
• Abstimmung mit DSGVO-Anforderungen

Ergebnis:

Mitarbeitende wissen, was sie dürfen – und fühlen sich sicher.

Woche 4: Dokumentation & Audit-Fähigkeit

• Aufbau einer sauberen, prüfbaren Dokumentation
• Vorbereitung auf EU AI Act & interne Prüfungen
• Klare Struktur statt lose Dateien

Ergebnis:

Ordnung, die auch extern nachvollziehbar ist.

Woche 5: Team-Schulung & Enablement

• Schulung relevanter Teams
• Praxisbeispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag
• Raum für Fragen und Unsicherheiten

Ergebnis:

Weniger Rückfragen. Mehr Eigenständigkeit.

Woche 6: Übergang in den Alltag

• Feinjustierung der Prozesse
• Übergabe an interne Verantwortliche
• Definition, wie KI-Nutzung weiterentwickelt wird

Ergebnis:

KI läuft. Sauber. Strukturiert. Im Alltag.

Das Ergebnis nach 6 Wochen

✔ Vollständiges KI-Inventar
✔ Klare Verantwortlichkeiten
✔ Verständliche KI-Richtlinie
✔ DSGVO- & EU-AI-Act-nahe Dokumentation
✔ Geschulte Teams
✔ Kein Stillstand im operativen Geschäft

Was dieses Beispiel zeigt

• Struktur bremst nicht – sie macht Tempo möglich
• Früh Ordnung zu schaffen ist günstiger als später aufzuräumen
• KI-Governance ist kein Großprojekt, sondern ein klarer Prozess

Fazit

Strukturierte KI entsteht nicht durch Verbote.
Sondern durch Überblick, klare Regeln und befähigte Teams.

6 Wochen reichen, wenn man weiß, wo man ansetzt.